Personalinformationssystem: Funktionen & Auswahl

Dashboard eines modernen Personalinformationssystems

Ein Personalinformationssystem (PIS), international auch als HRIS (Human Resource Information System) bekannt, ist heute das Rückgrat moderner HR-Arbeit. Es bündelt Mitarbeiterstammdaten, automatisiert Routineaufgaben wie Abrechnung und Abwesenheitsmanagement, liefert aussagekräftige Reports und bindet Mitarbeitende über Self-Service-Portale ein. Richtig ausgewählt und eingeführt, senkt ein PIS Kosten, erhöht die Compliance und schafft die Basis für strategische HR-Arbeit – von Recruiting bis Personalentwicklung.

Unternehmen, die ein PIS evaluieren, stehen vor wichtigen Entscheidungen: Welche Funktionen sind wirklich relevant? Wie gelingt die Integration in bestehende Tools wie Personio oder SAP SuccessFactors? Und wie bleiben Datenschutz und Mitbestimmung gewahrt? Dieser Leitfaden gibt Orientierung und praxisnahe Tipps.

Kurz zusammengefasst

  • Ein PIS zentralisiert Mitarbeiterdaten, automatisiert Prozesse und unterstützt fundierte Personalentscheidungen.
  • Kernfunktionen: Stammdaten, Payroll, Zeit- und Abwesenheitsmanagement, Recruiting, Personalentwicklung, Reporting, Self-Service.
  • Vorteile: Effizienz, Datenqualität, Compliance, bessere Employee Experience; Herausforderungen: Kosten, Datenpflege, Datenschutz, Change Management.
  • Erfolgsfaktoren: klare Anforderungen, Stakeholder einbinden, Datenqualität sicherstellen, iterativ einführen, Schnittstellen sauber planen.
  • Integration: PIS sollte APIs zu gängigen HR-Tools bieten; Beispiele sind Personio oder SAP SuccessFactors – auch für angrenzende Prozesse wie Zeugnis-Erstellung.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Personalinformationssystem (PIS)?

Ein Personalinformationssystem ist eine Softwarelösung zur zentralen Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Es unterstützt die HR-Abteilung bei administrativen und strategischen Aufgaben entlang des gesamten Employee Lifecycles. Moderne Systeme kombinieren digitale Personalakte, Workflow-Automatisierung und Analytics mit intuitiven Self-Service-Funktionen.

Neben der Administration rückt die strategische Dimension in den Vordergrund: Ein PIS liefert Entscheidungsgrundlagen für Workforce-Planung, Skill-Management und Personalentwicklung. Laut HR-Fachquellen zählen Stammdaten, Abrechnung, Zeit- und Abwesenheitsmanagement, Recruiting, Entwicklung sowie Reporting zu den Kernbausteinen eines PIS (siehe z. B. konzept17 und personalwissen).

Zentrale Funktionen im Überblick

Ein leistungsfähiges PIS deckt typischerweise folgende Module ab:

Stammdatenverwaltung und digitale Personalakte

Das System sammelt und pflegt Mitarbeiterstammdaten (z. B. Kontaktdaten, Vertragsdetails, Organisationseinheit). Eine digitale Personalakte bündelt Dokumente wie Verträge, Nachweise und Zertifikate. Rechte- und Rollenkonzepte steuern, wer was sehen oder bearbeiten darf.

Zeit- und Abwesenheitsmanagement

Von Arbeitszeiterfassung über Urlaubsanträge bis Krankmeldungen: Ein PIS standardisiert Workflows und sorgt für Transparenz. Automatische Regeln prüfen Kontingente und gesetzliche Vorgaben. Vertiefung: /wissen/arbeitszeiterfassung

Payroll und Benefits

Gehaltsabrechnung, Zulagen, Sachbezüge und Sozialversicherungsdaten werden konsistent verwaltet. Schnittstellen zu Steuer- und Finanzsystemen minimieren Fehler und Doppelpflege. Ergänzend lassen sich Benefits administrieren und rechtssicher dokumentieren.

Recruiting und Bewerbermanagement

Von der Stellenausschreibung bis zum Offer: Kandidatendaten, Kommunikation, Interviewpläne und Bewertungen laufen über das System. Ein gutes HRIS unterstützt Standardbewertungen, reduziert Beurteilungsfehler und schafft Datenschnittstellen zu Jobbörsen.

Personalentwicklung und Talentmanagement

Weiterbildungsplanung, Skill-Profile, Ziele und Performance-Reviews sind Teil moderner PIS-Landschaften. So werden Entwicklungspfade sichtbar, und Führungskräfte treffen fundierte Entscheidungen.

Reporting und Analytics

Dashboards, Standardreports und Ad-hoc-Analysen legen Personalkosten, Fluktuationsraten und Abwesenheiten offen. Fortgeschrittene Systeme bieten People Analytics, Forecasts und Visualisierungen zur Workforce-Planung.

Employee Self-Service (ESS)

Mitarbeitende aktualisieren Daten, laden Dokumente herunter oder stellen Urlaubsanträge im Self-Service. ESS steigert Transparenz, entlastet HR und verbessert die Employee Experience. Mehr dazu: /wissen/employee-self-service

Vorteile und Business Case

Ein PIS schafft Mehrwert in mehreren Dimensionen:

  • Effizienzsteigerung: Automatisierte Routinen reduzieren manuellen Aufwand und Fehlerquoten; Durchlaufzeiten sinken.
  • Datenqualität: Einheitliche Datenhaltung verhindert Inkonsistenzen, was besonders für Payroll, Reporting und Compliance entscheidend ist.
  • Bessere Entscheidungsfindung: Mit integrierten Analysetools lassen sich Trends erkennen und Maßnahmen ableiten.
  • Mitarbeiterzufriedenheit: Self-Service und klare Prozesse schaffen Transparenz und Eigenverantwortung.
  • Compliance: Protokollierung, Berechtigungskonzepte und revisionssichere Ablagen unterstützen Aufsichts- und Audit-Anforderungen.

Diese Vorteile bestätigt die HR-Fachliteratur: Effizienz, Zentralisierung und verbesserte Entscheidungen zählen zu den Top-Argumenten für ein PIS (siehe konzept17/personalwissen, Links oben).

Herausforderungen und Datenschutz

Die Einführung eines PIS ist ein Transformationsprojekt und birgt typische Hürden:

  • Implementierungskosten: Lizenz, Implementierung, Migration und Change Management sind zu budgetieren.
  • Datenpflege: Die initiale Datenbereinigung und fortlaufende Pflege binden Ressourcen – ohne saubere Daten kein sauberer Prozess.
  • Standardisierung vs. Flexibilität: Zu starre Workflows können individuelle Bedürfnisse ausbremsen. Balance ist gefragt.
  • Datenschutz und Mitbestimmung: Als hochsensible Systeme müssen PIS strenge Datenschutzauflagen (DSGVO) erfüllen, der Betriebsrat ist einzubeziehen.

Relevante Quellen:

Tipp: Binden Sie Datenschutzbeauftragte frühzeitig ein, definieren Sie Aufbewahrungsfristen und nutzen Sie Privacy-by-Design und -Default. Vertiefung: /wissen/arbeitnehmerdatenschutz

Auswahl und Einführung: Schritt für Schritt

Ein systematischer Auswahlprozess minimiert Risiken und beschleunigt die Einführung.

1) Anforderungen erfassen

Starten Sie mit einem klaren Zielbild: Welche Prozesse sind kritisch (z. B. Abrechnung, Zeitwirtschaft, Recruiting)? Welche Datenquellen müssen integriert werden? Erstellen Sie eine Muss-/Kann-Liste und priorisieren Sie. Denken Sie an Skalierbarkeit, Mobile-Nutzung und internationale Anforderungen.

2) Markt sondieren und shortlist erstellen

Vergleichen Sie PIS/HRIS-Lösungen im Kontext Ihrer Prioritäten, nicht nur anhand Feature-Listen. Prüfen Sie:

  • Benutzerfreundlichkeit und Rollenmodell
  • Daten- und IT-Sicherheitskonzepte (zertifizierte Rechenzentren, Verschlüsselung)
  • Schnittstellen (APIs, Webhooks) und Integrationsökosystem
  • Roadmap des Anbieters und Supportqualität
  • Gesamtbetriebskosten (TCO), inkl. Customizing und Change

Die Deutsche Gesellschaft für Personalführung (DGFP) bietet Orientierung und Netzwerke für den Best-Practice-Austausch: https://www.dgfp.de/

3) Proof of Concept und Stakeholder einbinden

Validieren Sie Kernprozesse in einem PoC mit Echtdaten. Binden Sie HR, IT, Payroll, Datenschutz und Betriebsrat früh ein. Sammeln Sie Feedback von Führungskräften und Mitarbeitenden – Akzeptanz entscheidet über den Erfolg.

4) Datenmigration und Governance

Planen Sie Datenbereinigung, Dublettenmanagement, Feldmapping und Löschkonzepte. Etablieren Sie klare Verantwortlichkeiten (Data Owner, Data Stewards) und definieren Sie SLAs für Datenqualität.

5) Iterative Einführung und Change Management

Rollout in Wellen: erst Kernmodule, dann Erweiterungen. Kommunizieren Sie Nutzen, bieten Sie Schulungen und Micro-Learnings an. Quick Wins (z. B. digitale Gehaltsabrechnungen, ESS) erhöhen die Akzeptanz.

Integration in bestehende HR-Landschaften

Kaum ein PIS steht heute isoliert. Schnittstellen zu Payroll, Finanzsystemen, Zeiterfassung, Recruiting-Tools oder DMS sind entscheidend. Weit verbreitete Lösungen wie Personio oder SAP SuccessFactors bieten umfangreiche Integrationsmöglichkeiten über APIs.

  • Achten Sie auf standardisierte Konnektoren, Events/Webhooks und bidirektionale Synchronisation.
  • Definieren Sie ein klares System of Record je Datenkategorie (z. B. Stammdaten im PIS, Performance-Daten im Talent-Tool).
  • Planen Sie Monitoring, Fehlerhandling und Fallbacks für Schnittstellen.

Beispiel angrenzender Prozess: die Erstellung rechtssicherer Arbeitszeugnisse. Wenn Zeugnis-Workflows in das PIS eingebettet sind, beschleunigt das HR-Prozesse und wahrt Konsistenz. Eine spezialisierte Lösung wie der verlingo Zeugnisgenerator lässt sich in bestehende HR-Systeme (z. B. Personio, SAP SuccessFactors) integrieren und automatisiert die Zeugnis-Erstellung: /products/zeugnisgenerator

Praxis-Tipps und Best Practices

  • Starten Sie mit klar definierten, messbaren Zielen (z. B. -30% Durchlaufzeit für Urlaubsanträge, +25% ESS-Nutzung).
  • Pilotieren Sie mit einer engagierten Fachabteilung, um Erkenntnisse zu sammeln und Konfigurationen zu verfeinern.
  • Setzen Sie auf „Configuration over Customization“, um Upgrade-Fähigkeit zu sichern.
  • Denken Sie früh an Rollen- und Berechtigungskonzepte – zu weit gefasste Rollen sind ein Sicherheitsrisiko.
  • Etablieren Sie einen Release- und Testprozess: Quartalsweise Updates sind Standard bei Cloud-HRIS.
  • Kommunizieren Sie den Mehrwert für Führungskräfte (Reports, Kennzahlen) und Mitarbeitende (Self-Service, Transparenz), nicht nur für HR.
  • Verankern Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (CIP) mit Feedbackschleifen.

Erfolgskennzahlen und Reporting

Ein PIS zahlt sich aus, wenn Ergebnisse messbar werden. Geeignete KPIs sind u. a.:

  • Datenqualität: Anteil vollständiger Datensätze, Fehlerquote in Payroll
  • Prozessleistung: Durchlaufzeiten (Hire-to-Approve, Urlaubsanträge), First-Time-Right-Rate
  • Nutzung: ESS-Logins pro Monat, Mobile-Quote, Schulungsabschlussraten
  • Compliance: Audit-Feststellungen, SLA-Einhaltung bei Datenänderungen
  • Business-Impact: Fluktuationsrate, Time-to-Hire, Kosten pro Einstellung

Nutzen Sie Standard-Dashboards und bauen Sie ergänzende Analysen auf, beispielsweise zur Abwesenheitsstruktur, Skill-Gaps oder dem Erfolg von Weiterbildungsmaßnahmen. Eine enge Verzahnung von Reporting und Maßnahmenplanung erhöht die Wirksamkeit.

Fazit

Ein Personalinformationssystem ist weit mehr als eine digitale Personalakte: Es ist die Plattform für effiziente, datengesteuerte und mitarbeiterzentrierte HR-Arbeit. Wer Anforderungen klar priorisiert, Stakeholder einbindet und Integration sowie Datenschutz professionell aufsetzt, schafft messbaren Mehrwert – von schnelleren Prozessen über bessere Entscheidungen bis zu höherer Zufriedenheit. Mit einem integrationsfähigen PIS und passenden Speziallösungen, etwa für automatisierte Zeugnisse, rüsten Sie Ihre HR für die Zukunft.

Externe Referenzen:

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