Empfehlungsschreiben: Aufbau, Tipps und Einsatzbereiche
Ein Empfehlungsschreiben ist ein wertvolles Dokument im Bewerbungsprozess und weit mehr als eine reine Formalität. Es hebt die individuellen Stärken und Leistungen einer Person hervor, unterstreicht deren Eignung für eine bestimmte Position und kann den entscheidenden Unterschied im Auswahlverfahren machen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein Empfehlungsschreiben aufgebaut ist, worauf Sie bei der Erstellung achten sollten und in welchen Situationen es besonders sinnvoll ist.
Was ist ein Empfehlungsschreiben?
Unter einem Empfehlungsschreiben versteht man ein schriftliches Dokument, in dem eine dritte Person – häufig ein Vorgesetzter, Professor oder Kunde – die Qualifikationen, Fähigkeiten und charakterlichen Eigenschaften eines Bewerbers positiv bewertet. Im Unterschied zum Arbeitszeugnis ist ein Empfehlungsschreiben persönlicher gehalten und weniger formalisiert, bietet aber einen authentischen Einblick in die Kompetenzen und die Arbeitsweise der empfohlenen Person.
Aufbau eines Empfehlungsschreibens
Ein überzeugendes Empfehlungsschreiben folgt einer klaren, professionellen Struktur, die dem Leser sofort Orientierung bietet.
Einleitung
- Vorstellung des Verfassers (Position, Unternehmen/Institution)
- Beziehung zum Bewerber (z.B. Vorgesetzter, Mentor, Kunde)
- Zweck des Schreibens und Bezug zur angestrebten Position/Studienplatz
Hauptteil
- Detaillierte Beschreibung der Qualifikationen, Fachkompetenzen und Soft Skills
- Konkrete Beispiele und Projekte, die den Bewerber auszeichnen
- Hervorhebung besonderer Stärken wie Teamfähigkeit, Kommunikation oder Führung
Schluss
- Zusammenfassung der Empfehlung auf den Punkt gebracht
- Angebot zur Kontaktaufnahme für Rückfragen (inkl. Kontaktdaten)
- Angabe von Ort, Datum und Unterschrift auf offiziellem Briefpapier
Praxis-Tipp: Das Empfehlungsschreiben sollte eine Länge von maximal einer DIN-A4-Seite nicht überschreiten und fehlerfrei sowie übersichtlich formatiert sein.
Praktische Tipps für ein wirkungsvolles Empfehlungsschreiben
Ein starkes Empfehlungsschreiben ist individuell, authentisch und glaubwürdig. Folgende Hinweise helfen Ihnen bei der Erstellung:
1. Wahl des richtigen Verfassers
Die Glaubwürdigkeit steht und fällt mit der Person, die das Schreiben ausstellt. Ideale Verfasser sind Vorgesetzte, Professoren oder Kunden, die den Bewerber und dessen Leistungen gut kennen.
2. Individualisierung und Konkretisierung
Vermeiden Sie generische Floskeln. Gehen Sie gezielt auf die Position oder das Programm ein, für das sich der Bewerber bewirbt, und nennen Sie konkrete Beispiele für dessen Kompetenzen und Erfolge. So gewinnt das Schreiben an Aussagekraft und Überzeugung.
3. Soft Skills hervorheben
Neben fachlichen Qualifikationen sind besonders Soft Skills wie Teamgeist, Eigeninitiative und Kommunikationsstärke gefragt. Illustrieren Sie diese mit kurzen Anekdoten aus dem Arbeitsalltag.
4. Formale Richtigkeit
Achten Sie auf ein professionelles Layout, korrekte Rechtschreibung und Grammatik. Nutzen Sie das offizielle Briefpapier Ihrer Organisation und unterschreiben Sie das Dokument persönlich.
5. Häufige Fehler vermeiden
- Unpersönliche, standardisierte Formulierungen
- Übertriebene Lobhudelei ohne Substanz
- Fehlende Beispiele oder Belege für die genannten Eigenschaften
Eine hilfreiche Checkliste finden Sie zum Beispiel auf ch.indeed.com.
Einsatzbereiche von Empfehlungsschreiben
Empfehlungsschreiben sind vielseitig einsetzbar und gewinnen in unterschiedlichen Lebensphasen an Bedeutung:
Berufseinsteiger und Studierende
Gerade für Berufseinsteiger ohne umfangreiche Berufserfahrung sind Empfehlungsschreiben von Praktikums- oder Werkstudententätigkeiten hilfreich, um den Berufseinstieg zu erleichtern. Studierende und Stipendiaten benötigen häufig Referenzen von Professoren, um ihre akademische Eignung zu belegen.
Fach- und Führungskräfte
Im Rahmen von internen Beförderungen oder Bewerbungen auf Führungspositionen können Empfehlungsschreiben von bisherigen Vorgesetzten ein zusätzliches Argument für die Eignung liefern.
Freiberufler und Selbstständige
Für Freiberufler dienen positive Referenzen von Kunden als wertvoller Vertrauensbeweis und helfen bei der Akquise neuer Aufträge.
Empfehlungsschreiben vs. Arbeitszeugnis
Während das Empfehlungsschreiben auf Freiwilligkeit basiert und frei formuliert wird, unterliegt das Arbeitszeugnis strengen gesetzlichen Vorgaben (§ 109 GewO). Es ist Teil des Offboarding-Prozesses und stellt eine objektivierende Bewertung der Arbeitsleistung dar. Mit digitalen Lösungen wie dem verlingo Zeugnisgenerator können Unternehmen die Erstellung von Arbeitszeugnissen effizient automatisieren und nahtlos in HR-Systeme wie Personio oder SAP SuccessFactors integrieren. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel zu automatisiertem Onboarding und Employee Self-Service.
Fazit
Ein Empfehlungsschreiben ist ein starkes Instrument, um die individuellen Stärken und Erfolge eines Bewerbers herauszustellen – unabhängig davon, ob Sie Berufseinsteiger, erfahrener Profi oder Freiberufler sind. Mit einer klaren Struktur, konkreten Beispielen und einer glaubwürdigen Person als Verfasser erhöhen Sie Ihre Chancen im Bewerbungsprozess deutlich. Weitere Tipps rund um die Themen Onboarding, Offboarding, Employee Experience und Arbeitgebermarke finden Sie in unserem HR-Wissensbereich.
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