Compliance und Arbeitszeugnis: Was 2025 zählt

Symbolbild: Digitale Unterschrift und Dokument-Check

Arbeitszeugnisse sind mehr als eine Pflichtübung – sie sind rechtlich heikel, reputationsrelevant und prägen das Employer Branding. Seit 2025 kommt eine weitere Dimension hinzu: das vollständig elektronische Arbeitszeugnis mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES). Wer jetzt Compliance, Effizienz und Nutzerfreundlichkeit verbindet, reduziert Risiken, beschleunigt Prozesse und stärkt die Candidate Experience.

Dieser Leitfaden zeigt, worauf HR-Teams und Führungskräfte achten müssen: von Zeugniswahrheit und -klarheit über digitale Signaturen und Standardisierung bis hin zu Governance nach ISO 37301. Mit praxisnahen Checklisten, typischen Fallstricken – und einem Blick auf sinnvolle Automatisierung.

Kurz zusammengefasst

  • Ab 2025 sind elektronische Arbeitszeugnisse mit QES möglich – Einwilligung des Mitarbeiters ist erforderlich.
  • Zeugniswahrheit und -klarheit sind Pflicht: keine versteckten Codes, klare Bewertungssysteme.
  • Standardisierung (z. B. „Arbeitszeugnis 2.0“) verbessert Konsistenz, braucht aber Governance gegen Einheitsbrei.
  • ISO 37301 hilft, ein belastbares Compliance-Management für HR-Dokumente aufzusetzen.
  • Mit sauberem Prozessdesign, Audit-Trail und Integration ins HRIS sparen Sie Zeit und minimieren Risiken.

Inhaltsverzeichnis

Was bedeutet Compliance beim Arbeitszeugnis?

Compliance beim Arbeitszeugnis umfasst alle Vorgaben, die sicherstellen, dass Inhalt, Form, Prozess und Speicherung rechtlich sauber sind und dem Stand der Technik entsprechen. Dazu zählen arbeitsrechtliche Grundsätze, Datenschutz, Signatur- und Archivierungsvorgaben sowie interne Richtlinien.

Im Mittelpunkt steht die Balance aus Fairness und Schutz: Zeugnisse müssen wohlwollend formuliert sein, aber wahrheitsgemäß und klar. Zudem sollten Prozesse so gestaltet sein, dass sie diskriminierungsfrei, nachvollziehbar und auditierbar sind. Für HR bedeutet das: Standards definieren, sauber dokumentieren, regelmäßig schulen und wirksam kontrollieren.

Nicht zuletzt ist das Arbeitszeugnis ein zentraler Baustein im Offboarding – ein professioneller, reibungsloser Ablauf schützt die Arbeitgebermarke und reduziert Konflikte. Mehr dazu im Beitrag zu Best Practices im Offboarding: /wissen/offboarding

Elektronisches Arbeitszeugnis (eZeugnis): Rechtssicher seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 können Arbeitszeugnisse in Deutschland vollständig digital erstellt und übermittelt werden. Voraussetzung sind die Einwilligung des Arbeitnehmers und die qualifizierte elektronische Signatur (QES), die Authentizität und Integrität sicherstellt. Quelle: hensche.de erläutert die Änderungen und Anforderungen: https://www.hensche.de/aenderungen-zum-elektronischen-arbeitszeugnis-10.05.2025.html

Für die Praxis bedeutet das:

  • Einwilligung einholen und dokumentieren (z. B. im Offboarding-Workflow).
  • PDF/A-Format bevorzugen, um die langfristige Lesbarkeit zu sichern.
  • QES-Verfahren definieren: Wer signiert? Welche Zertifikatsanbieter werden genutzt? Wie erfolgt das Ident-Verfahren?
  • Bereitstellungskanäle festlegen (z. B. Mitarbeiterportal, verschlüsselte E-Mail, HRIS-Download).

Wichtig ist auch die Akzeptanz auf Empfängerseite: Viele Unternehmen und Behörden akzeptieren ein elektronisches Arbeitszeugnis mit QES. Für Kandidaten, die dennoch Papier wünschen, sollte ein klarer Fallback-Prozess bestehen.

Ein Blick in die arbeitsrechtlichen Änderungen 2025 lohnt sich für das Gesamtbild: /wissen/news-aus-dem-arbeitsrecht-2025-das-ändert-sich

Zeugniswahrheit und -klarheit: Schluss mit Codes

Der Grundsatz: Zeugnisse müssen wahr, klar und wohlwollend sein. Versteckte Negativcodes oder verschleierte Formulierungen sind unzulässig. Fachbeiträge warnen etwa vor Wendungen wie „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“, die als abwertender Code gelten können. Mehr zu verbotenen Codierungen erläutert WEKA: https://www.weka.ch/themen/personal/kuendigung-arbeitszeugnis/arbeitszeugnisse-erstellen/article/arbeitszeugnis-codierung-unzulaessige-formulierungen-und-codes-in-arbeitszeugnissen/

Für die Compliance-Praxis empfiehlt sich ein klar dokumentiertes Bewertungssystem:

  • Definierte Leistungs- und Verhaltenskriterien mit Skalen (z. B. 1–5).
  • Transparenten Sprachleitfaden pro Bewertungsstufe, um willkürliche Codes zu vermeiden.
  • Regelmäßige Stichproben und Vier-Augen-Prinzip, um die Konsistenz zu prüfen.

Auch Datenschutz spielt hinein: Nur arbeitsrelevante, erforderliche Informationen gehören ins Zeugnis – sensible Daten sind zu vermeiden. Vertiefung: /wissen/arbeitnehmerdatenschutz

Standardisierung: Arbeitszeugnis 2.0 ohne Qualitätsverlust

Das Konzept „Arbeitszeugnis 2.0“ setzt auf klar strukturierte, wissenschaftlich fundierte Zeugnisse, die in kurzer Zeit einen vollständigen Eindruck vermitteln und sich gut automatisieren lassen. Eine Übersicht bietet arbeitszeugnis.work: https://www.arbeitszeugnis.work/leitfaden-konzept

Standardisierung senkt Fehlerquoten, reduziert Bearbeitungszeiten und unterstützt Compliance. Gleichzeitig darf Individualität nicht verloren gehen: Rollenprofile, Projekterfolge und besondere Verantwortungsbereiche sollten präzise abgebildet werden. Ein gutes System kombiniert daher robuste Textbausteine mit flexibel editierbaren Modulen.

Gleichzeitig nimmt die Aussagekraft traditioneller Zeugnisse im digitalen Zeitalter ab – Standardfloskeln und Copy-Paste mindern Differenzierung. Reagieren Sie mit klaren Kriterien, nachvollziehbaren Bewertungen und ergänzenden Nachweisen (z. B. Projektreferenzen, Zertifikate oder strukturierte Referenzen), statt auf „Geheimcodes“ zu setzen.

ISO 37301: Governance für das Zeugniswesen

ISO 37301 definiert Anforderungen an Compliance-Managementsysteme (CMS) und bietet Leitlinien für deren Umsetzung. Die Norm unterstützt Organisationen dabei, klare Verantwortlichkeiten, wirksame Kontrollen und eine lebendige Compliance-Kultur zu etablieren – auch für HR-Dokumente wie Arbeitszeugnisse. Überblick: https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_37301

Für das Zeugniswesen lassen sich zentrale Elemente ableiten:

  • Kontext und Risiken: Wo drohen Rechtsverstöße (z. B. Codierungen, Diskriminierung, Signaturfehler)? Welche Reputationsrisiken bestehen?
  • Leadership und Rollen: Wer verantwortet Richtlinien, Freigaben, Signaturen, Archivierung?
  • Betrieb und Kontrolle: Standardprozesse, Schulungen, stichprobenartige Audits, kontinuierliche Verbesserungen.
  • Dokumentation: Versionierte Vorlagen, klare Prozessdiagramme und Beweisführung (Audit-Trail).

Praxisleitfaden: In 9 Schritten zur Compliance

  1. Richtlinie „Arbeitszeugnisse“ erstellen
    Zweck, Geltungsbereich, Rollen, Fristen, Dokumentations- und Signaturvorgaben definieren. Verbindliche Sprachregeln verankern (kein „Code“, klare Skalen).
  2. Rollen und Vier-Augen-Prinzip festlegen
    Typisch: Fachvorgesetzter (Inhalte), HR (Qualität/Compliance), ggf. Rechtsabteilung (Sonderfälle), Geschäftsführung (QES-Berechtigung).
  3. Vorlagen- und Bausteinmanagement
    Zentrale, versionierte Muster mit Platzhaltern und modularen Abschnitten für Aufgaben, Erfolge, Kompetenzen. Regelmäßige Qualitäts-Reviews.
  4. Bewertungslogik vereinheitlichen
    Standardisierte Kriterien für Leistung/Verhalten, dokumentierte Beispiele je Stufe. Schulung der Führungskräfte, um Bewertungsfehler zu reduzieren.
  5. eZeugnis-Prozess definieren
    Einwilligung einholen, QES-Anbieter wählen, Signaturablauf festlegen, PDF/A-Export, gesicherte Zustellung. Alternativprozess für Papierzeugen.
  6. Datenschutz, Löschung und Aufbewahrung
    Nur erforderliche Daten verarbeiten, sichere Ablage, Zugriffsbeschränkungen, definierte Löschfristen. DSGVO-konforme Informationspflichten erfüllen.
  7. Audit-Trail und Nachvollziehbarkeit
    Änderungshistorie, Freigaben, Signaturen protokollieren. Reports zu Durchlaufzeiten, Korrekturquoten und Ablehnungsgründen erstellen.
  8. Schulungen und Enablement
    Regelmäßige Trainings zu Zeugnissprache, Antidiskriminierung, eSignatur, Tools. FAQ und Checklisten für Führungskräfte bereitstellen.
  9. Kontinuierliche Verbesserung
    Feedback von Mitarbeitenden und Recruitern auswerten. KPIs definieren (z. B. Time-to-Issue, Beanstandungsquote, Revisionsaufwand) und Vorlagen weiterentwickeln.

Tools und Integration: Automatisierung ohne Risiko

Digitale Workflows machen den Zeugnisprozess schneller und sicherer – vorausgesetzt, sie sind sauber integriert. Idealerweise werden Stammdaten aus dem HRIS (z. B. Personio, SAP SuccessFactors) übernommen, Bausteine regelbasiert zusammengesetzt, Freigaben automatisiert angestoßen und die qualifizierte elektronische Signatur direkt im Prozess ausgelöst.

Achten Sie auf:

  • Datenqualität und Feldmapping (Rollen, Funktionen, Beschäftigungszeiträume).
  • Pflichtfelder und Plausibilitätsprüfungen, um Lücken zu vermeiden.
  • Saubere Übergabe an QES-Provider und gesicherte Zustellkanäle.
  • Revisionssichere Ablage inkl. Protokollen.

Wenn Sie die Erstellung standardisieren und zugleich individuelle Leistungen abbilden möchten, kann ein spezialisierter Generator unterstützen. verlingo bietet hierfür einen skalierbaren Ansatz – inklusive Integrationen und QES-Ready-Workflows: /products/zeugnisgenerator

Häufige Fehler – und wie Sie sie vermeiden

  • Unklare Einwilligung fürs eZeugnis
    Holen Sie die Zustimmung strukturiert ein und dokumentieren Sie sie, insbesondere bei der Zustellung über digitale Kanäle.
  • Vermischung von Bewertung und „versteckten Botschaften“
    Verzichten Sie auf Mehrdeutigkeiten. Nutzen Sie definierte Skalen und dazu passende, klare Formulierungen.
  • Fehlende QES oder falsches Signaturniveau
    Ein „eingescanntes“ Unterschriftsbild ist keine QES. Definieren Sie das Signaturniveau und schulen Sie die Zeichnungsberechtigten. Long-Tail-Tipp: Suchen Sie nach „digitale Signatur Arbeitszeugnis QES“ für interne Wissenssammlungen.
  • Datenüberhang im Zeugnis
    Nur erforderliche, arbeitsbezogene Informationen aufnehmen. Keine sensiblen oder geschützten Kategorien ohne zwingende Rechtsgrundlage.
  • Kein Fallback für Papierzeugnisse
    Bieten Sie ausnahmsweise einen Druckweg an, wenn Empfänger die digitale Variante nicht verarbeiten können – ohne den digitalen Standard zu gefährden.
  • Fehlender Audit-Trail
    Ohne Protokolle ist die Beweisführung mühsam. Stellen Sie sicher, dass Änderungen, Freigaben und Signaturen lückenlos dokumentiert werden.

Fazit

„Compliance und Arbeitszeugnis“ ist 2025 vor allem eines: ein Prozess- und Governance-Thema. Mit klaren Leitlinien, standardisierten Bausteinen, einem fairen Bewertungssystem und der qualifizierten elektronischen Signatur gestalten Sie den Zeugnisprozess effizient, rechtssicher und nutzerfreundlich. Wer zusätzlich ISO-37301-Prinzipien auf HR-Dokumente überträgt, reduziert Risiken nachhaltig – und stärkt Vertrauen bei Mitarbeitenden und Bewerbenden.

Setzen Sie auf saubere Prozesse, smarte Automatisierung und nachvollziehbare Qualität. So wird das Arbeitszeugnis vom Risiko- zum Reputationsfaktor.

Das könnte dich auch interessieren: