News aus dem Arbeitsrecht 2025: Das ändert sich

HR-Managerin prüft Gesetzesänderungen 2025

2025 bringt für HR-Manager und Führungskräfte in Deutschland eine Reihe bedeutsamer Neuerungen. Von der Erhöhung des Mindestlohns über die Entlastung bei Formerfordernissen bis hin zu strengeren Regeln für KI im Personalmanagement: Wer jetzt seine HR-Prozesse proaktiv anpasst, vermeidet Risiken und sichert eine reibungslose Umsetzung im Alltag.

In diesem Überblick fassen wir die wichtigsten Änderungen kompakt zusammen, zeigen praktische Auswirkungen auf HR-Workflows und geben konkrete Umsetzungstipps – von der Dokumentation bis zur Kommunikation mit Mitarbeitenden. Damit sind Sie rechtlich auf Stand und organisatorisch gut vorbereitet.

Kurz zusammengefasst

  • Mindestlohn steigt auf 12,82 Euro; Minijob-Grenze auf 556 Euro/Monat.
  • Bürokratieentlastung: Arbeitsverträge und Zusätze können in Textform abgeschlossen werden (Ausnahmen beachten).
  • Arbeitszeiterfassung ist verpflichtend – bevorzugt elektronisch, aber nicht zwingend.
  • EU-KI-Verordnung: HR-Anwendungen gelten teils als Hochrisiko – Risk-Management und Transparenz werden Pflicht.
  • Elterngeld: Einkommensgrenze sinkt ab 1.4.2025 auf 175.000 Euro (zvE).
  • Nichtraucherschutz erweitert: auch Cannabisrauch in Arbeitsstätten untersagt.
  • Selbstbestimmungsgesetz: Anspruch auf neue Arbeitspapiere bei Namens- oder Geschlechtseintragsänderung.

Inhaltsverzeichnis

Mindestlohn und Minijob-Grenze 2025

Zum 1. Januar 2025 steigt der gesetzliche Mindestlohn auf 12,82 Euro je Stunde. Parallel wird die Minijob-Grenze dynamisch angepasst und beträgt fortan 556 Euro pro Monat. Diese Änderungen wirken sich direkt auf Lohnkosten, Budgetplanung sowie Vertrags- und Einsatzgestaltung von Aushilfen aus.

Für HR bedeutet das: Prüfen Sie automatisch alle betroffenen Beschäftigungsverhältnisse und passen Sie Gehaltsabrechnung, Arbeitszeit- und Einsatzplanung an. Achten Sie insbesondere auf Schwankungen bei Stundenkonten, die Minijobber über die Verdienstgrenze schieben könnten. Eine saubere Dokumentation hilft, Nachzahlungen und sozialversicherungsrechtliche Risiken zu vermeiden.

  • Quelle: elbcampus.de – Neuerungen im Arbeitsrecht 2025 (elbcampus.de)

Bürokratieentlastungsgesetz IV: Textform statt Schriftform

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) werden Formerfordernisse spürbar modernisiert. Seit 1. Januar 2025 können Arbeitsverträge sowie Änderungs- und Zusatzvereinbarungen grundsätzlich in Textform (z. B. per E-Mail) abgeschlossen werden. Die Schriftform bleibt nur in ausgewählten Fällen – etwa bei Wettbewerbsverboten – weiterhin obligatorisch.

Für HR eröffnet dies effizientere, digitale Prozesse: Onboarding kann schneller erfolgen, Vertragsänderungen lassen sich rechtssicher via E-Mail dokumentieren, und Medienbrüche werden reduziert. Wichtig bleibt ein eindeutiger, nachvollziehbarer Dokumentationsprozess – idealerweise in der digitalen Personalakte mit sauberem Versions- und Berechtigungsmanagement.

  • Quelle: TAW – Update Arbeitsrecht 2025 (taw.de)

Verpflichtende Arbeitszeiterfassung

Die Pflicht zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit besteht. Elektronische Systeme werden empfohlen, sind aber nicht zwingend vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass die Erfassung vollständig, korrekt und zeitnah erfolgt – unabhängig vom Arbeitsort (Office, Remote, Hybrid).

HR sollte klare Verantwortlichkeiten, praktikable Tools und Prüfroutinen etablieren. Für flexible Arbeitszeitmodelle (z. B. Gleitzeit oder Kernarbeitszeit) braucht es Regeln, die mit der Erfassung kompatibel sind. Schulen Sie Führungskräfte, damit Vorgaben im Team einheitlich umgesetzt werden.

KI im HR: Neue Pflichten durch die EU-KI-Verordnung

Mit der EU-KI-Verordnung treten ab 2025 umfassende Regeln in Kraft. Anwendungen im Personalmanagement – etwa Systeme zur Personalauswahl, -bewertung oder -entwicklung – können als Hochrisikosysteme gelten. Unternehmen müssen dann ein Risikomanagement einführen, Datenqualität sichern, Transparenz schaffen und menschliche Aufsicht gewährleisten.

Praktisch bedeutet das: Inventarisieren Sie alle KI-gestützten HR-Tools, prüfen Sie Anbieterangaben zur Konformität und definieren Sie Governance-Prozesse (Freigaben, Monitoring, Incident-Handling). Sensibilisieren Sie Fachbereiche und dokumentieren Sie Entscheidungsgrundlagen. Achten Sie besonders auf Fairness, Diskriminierungsfreiheit und Datenschutz – gerade bei Trainingsdaten.

Elterngeld: Absenkung der Einkommensgrenze

Für Geburten ab dem 1. April 2025 sinkt die Einkommensgrenze für den Anspruch auf Elterngeld von 200.000 Euro auf 175.000 Euro zu versteuerndes Einkommen (zvE) – für Paare wie Alleinerziehende. Das betrifft sowohl Personalplanung als auch Beratungsgespräche im HR-Kontext.

Kommunizieren Sie die Änderung frühzeitig intern und aktualisieren Sie Informationsmaterialien, HR-Portale und FAQs. Achten Sie auf konsistente Prozesse rund um Elternzeit, Vertretungsmanagement und Rückkehrgespräche. Eine transparente Kommunikation stärkt Vertrauen und beugt Missverständnissen vor.

  • Quelle: LTO – Neuregelungen 2025 (lto.de)

Nichtraucherschutz: Erweiterung um Cannabisrauch

Ab 2025 müssen Arbeitsstätten auch frei von Cannabisrauch sein. Arbeitgeber haben damit die Pflicht, Nichtraucher wirksam zu schützen – in Büros, Besprechungsräumen und Gemeinschaftsflächen. Richtlinien sollten konkretisieren, wo Konsum untersagt ist und wie Verstöße geahndet werden.

In der Praxis empfiehlt sich die Aktualisierung der Betriebs- oder Hausordnung sowie eine kurze Awareness-Kampagne. Berücksichtigen Sie dabei Betriebsratsbeteiligung und die Kommunikation an alle Standorte, inkl. Remote-Work-Regelungen für dienstliche Video-Meetings in Gemeinschaftsräumen.

Selbstbestimmungsgesetz: Neue Arbeitspapiere

Mit dem neuen Selbstbestimmungsgesetz (SBGG) besteht bei Änderung von Geschlechtseintrag oder Vornamen ein Anspruch auf neue Arbeitspapiere. Das umfasst u. a. Arbeitsverträge, Bescheinigungen und Zeugnisse. Wichtig ist eine respektvolle, diskrete Umsetzung und zügige Anpassung aller Systeme (E-Mail, Directory, Signaturen, Namensschilder, HRIS).

HR sollte einen klaren, vertraulichen Prozess definieren – mit festen Ansprechpersonen, Checklisten und SLA für die Neuausstellung. Prüfen Sie zudem, ob externe Zertifikate, Zugangskarten und Drittsysteme (z. B. Zeitwirtschaft, Lernplattformen) synchronisiert werden müssen.

  • Quelle: LTO – Neuregelungen 2025 (lto.de)

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Was HR jetzt konkret tun sollte

Eine HR-Compliance-Checkliste 2025 hilft, strukturiert vorzugehen und Risiken zu minimieren. Orientieren Sie sich an folgenden Prioritäten:

  • Löhne und Verträge prüfen
    • Mindestlohnerhöhungen einpreisen; Minijob-Grenze (556 Euro) in Einsatzplanung und Payroll berücksichtigen.
    • Vertragsvorlagen aktualisieren (Hinweise zu Textform, Ausnahmen mit Schriftform).
  • Prozesse und Systeme anpassen
    • Arbeitszeit-Tools evaluieren, Richtlinien zur Erfassung und Kontrolle schärfen; Führungskräfte schulen.
    • Digitale Personalakte nutzen, um Textform-Dokumente nachvollziehbar abzulegen (Versionierung, Berechtigungen).
  • KI-Governance etablieren
    • HR-KI-Tools inventarisieren und Einstufung (Hochrisiko?) prüfen.
    • Risiko- und Datenmanagement aufsetzen; Dokumentation, menschliche Aufsicht, Beschwerdewege definieren.
  • Kommunikation und Schulung
    • Interne Infos zu Elterngeld, Nichtraucherschutz und SBGG bereitstellen.
    • Betriebsrat einbinden, FAQ im Intranet pflegen, Awareness-Maßnahmen planen.
  • Qualität und Fairness
    • Audits zu Diskriminierungsfreiheit in HR-Prozessen durchführen.
    • Sensible Änderungen (Namens-/Geschlechtsänderung) vertraulich, zügig und respektvoll abwickeln.

Zwei praxisnahe Hebel:

  • Quick-Wins: Vertragsvorlagen, E-Mail-Textbausteine (Textform), Zeit-Erfassungsrichtlinien und Aushänge (Nichtraucherschutz) sofort aktualisieren.
  • Mid-Term: KI-Compliance-Roadmap, Schulungsplan für Führungskräfte, Anpassung der HR-Kennzahlen und Reporting-Strukturen.

Fazit

Die „News aus dem Arbeitsrecht 2025“ betreffen nahezu alle HR-Kernprozesse – vom Recruiting über die Administration bis zum Offboarding. Wer frühzeitig Lohn- und Vertragsgrundlagen aktualisiert, die Arbeitszeiterfassung robust organisiert und KI-Anwendungen governance-fest macht, minimiert rechtliche und organisatorische Risiken.

Nutzen Sie die Entlastungen der Textform gezielt für digitale, schnelle HR-Prozesse – und denken Sie an die sensible Umsetzung bei personenbezogenen Änderungen durch das SBGG. Für standardisierte Dokumente wie Arbeitszeugnisse unterstützen moderne Tools und integrierte Workflows dabei, Qualität, Compliance und Effizienz zu verbinden.

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Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Prüfen Sie Einzelfälle mit Ihrer Rechtsabteilung oder externen Fachanwälten.

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