Eine Stelle ist zu vergeben, ein Dutzend Bewerbungen sind auf dem Tisch. Nur ein Kandidat wird sich freuen, die anderen eher weniger. Die Zusage zu schreiben fällt leicht, da man sich über die neu besetzte Stelle freut, aber was passiert mit den anderen Kandidaten? Gar nicht antworten, um negative Kommunikation zu vermeiden und Zeit zu sparen? Keine gute Idee, denn in einer ordentlichen Absage stecken Chancen, die viele Unternehmen ungenutzt lassen.
Herausstechen beim Recruiting
Warum sollte Zeit in die aussortierten Bewerber und Bewerberinnen investiert werden, wenn die benötigte Stelle doch jetzt besetzt ist?
Wer sich auf eine Ausschreibung bewirbt, wird auch seine Erfahrungen des Bewerbungsprozesses in irgendeiner Weise kommunizieren oder zumindest verarbeiten. Sei es auf Bewertungsplattformen, Social Media, Mund zu Mund Propaganda à la „Da brauchst du dich nicht bewerben, die antworten eh nicht“ oder die Abspeicherung im eigenen Gehirn als „Erfahrung fürs nächste Mal“.
Durch negative Erfahrungen im Bewerbungsprozess entgehen einem Unternehmen zum einen gute Kandidaten und Kandidatinnen, die sich entweder zum falschen Zeitpunkt oder auf die falsche Stelle beworben haben, aber auch potentielle Kunden bzw. Multiplikatoren, die ihre negative Erfahrung in ihrem Umfeld noch einmal potenzieren. Dies kann verheerende Folgen für das Employer Branding, also die Arbeitgebermarke, haben.
Das Employer Branding beschreibt welche Werte und Prinzipien ein Unternehmen verkörpert und wie es in der Öffentlichkeit wahrgenommen wird. Damit kann sich als attraktiver Arbeitgeber positioniert werden. Es ist in Zeiten des Fachkräftemangels enorm wichtig, am Arbeitsmarkt herauszustechen. Welcher Arbeitsuchende sich bewusst ist, was er kann und bei Arbeitgebern gefragt ist, wird sich nicht bei jedem x-beliebigen Unternehmen bewerben, da er es sich erlauben kann wählerisch zu sein. Ein gutes Employer Branding erhöht also die Qualität der Bewerbenden. Doch was macht eine gute Absage aus?
Inhalt einer erfolgreichen Absage
Persönlichkeit
Nach Ansprachen wie „Sehr geehrte Bewerberin, vielen Dank für Ihre Bewerbung. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass...“ ist sofort klar, was los ist und die Kandidatin erwartet in der Regel keine aussagekräftigen Passagen mehr. Eine persönliche Ansprache und ein kreativer, wertschätzender Start zeigen mehr Dankbarkeit und Menschlichkeit.
Feedback
Eine Begründung der Absage erzeugt das Gefühl, dass sich auch mit der eingegangenen Bewerbung befasst wurde und sich Gedanken darüber gemacht worden sind.
Bei den Gründen der Absage sollte unbedingt auf das AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) geachtet werden. Eine Absage aufgrund von ethnischer Herkunft, Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung oder Weltanschauung ist verboten (§§1, 7 AGG)! Lassen Sie beim Feedback also keinen Interpretationsspielraum, dass eines dieser Merkmale der Grund gewesen sein könnte, damit kein Verdacht auf Diskriminierung im Raum steht.
Je nach Anzahl der eingegangenen Bewerbungen kann es schwer sein, zu jeder Bewerbung ein individuelles Feedback geben zu können. Da in einem Unternehmen eine Position nach dem Kriterium der Qualifikation besetzt wird, kann dies auch als Grund angegeben werden. Sollten Sie unsicher sein, ziehen Sie juristische Beratung hinzu.
Zukunftsaussichten
Würde ein Bewerber oder eine Bewerberin potentiell in Frage kommen, nur in diesem Augenblick hat eine andere Person stärker überzeugt, kann dies ruhig so kommuniziert werden. Es kann auf weitere Stellenausschreibungen aufmerksam gemacht werden oder das Unternehmen kann sich das Einverständnis holen, die Daten zu speichern, um sich zu einem anderen Zeitpunkt noch einmal zu melden.
Besteht seitens des Unternehmens kein Interesse daran, sollte die Absage trotzdem mit Dankbarkeit und Wertschätzung für den Aufwand und guten Zukunftswünschen enden. Damit behält der Kandidat das Unternehmen in positiver Erinnerung und teilt seine, trotz Absage, positive Erfahrung mit seinem Umfeld.
Timing
Wann die Antwort auf die Bewerbung eintrifft, spielt ebenso eine große Rolle wie der Inhalt. Kommt die Absage erst ein paar Monate später, hat man in der Regel bereits mit der Wunschstelle und dem Unternehmen abgeschlossen. So eine lange Bearbeitungszeit spricht auch nicht gerade für großes Engagement.
Umgekehrt kann eine zu schnelle Absage aber das Gefühl hervorrufen, es wurde sich nicht ausreichend und intensiv mit der eingegangenen Bewerbung beschäftigt. Ein bis zwei, oder maximal drei Wochen sollten ein realistischer Zeitraum sein, den der Kandidat oder Kandidatin der Firma zur Bearbeitung einräumt und in dem es auch machbar ist, sich Zeit für das Senden der einzelnen Absagen zu nehmen.
Best Practices auf einen Blick
Zusammengefasst sollten Absageschreiben eine persönliche Ansprache und Klärung beinhalten, warum es mit der Stelle nicht geklappt hat. Sie zeigen Wertschätzung gegenüber den Bewerbenden und machen gegebenenfalls darauf Aufmerksam, dass das Unternehmen, trotz der aktuellen Absage, Interesse hat; andernfalls entlassen sie die Kandidaten und Kandidatinnen mit guten Wünschen und Dankbarkeit zurück in den Arbeitsmarkt. Die Wartezeit sollte nicht länger als 1-3 Wochen betragen. Keine Absage ist auch eine Kommunikation – eine gute Absage kann die Unternehmensmarke stärken.
Tipp: Eine Absage als erster Kontakt unternehmensseitig ist auch nicht gerade die schönste Erfahrung. Eine Eingangsbestätigung der Bewerbung erzeugt Gewissheit, dass die Bewerbung angekommen ist und wahrgenommen wurde.
Als Hilfestellung können Sie hier auf verschiedene Musterabsagen zugreifen und diese personalisieren und individualisieren.
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